Telefon firmowy

Spróbuj przez zaledwie jeden dzień nie korzystać z telefonu komórkowego, zobacz jak brak telefonu utrudnia komunikację, a gdyby sieć telefonii komórkowej nagle przestała działać? Jak wyobrażasz sobie dalsze prowadzenie swojej działalności bez telefonu? Nagle tracimy najszybszą możliwość kontaktu z klientami i dostawcami – z najważniejszymi ludźmi dla naszej firmy. Telefon komórkowy jest narzędziem bez którego nie wyobrażam sobie przetrwania w świecie biznesu. Jakie możliwości stwarza przedsiębiorcy posiadanie telefonu na firmę?

Wydatki związane z posiadaniem telefonu na firmę w całości można odliczyć od podatku. Dotyczy to zarówno kosztów poniesionych na zakup aparatu telefonicznego, opłat abonamentowych, kosztów przeprowadzonych rozmów służbowych, jak i kosztów instalacji telefonu w momencie kiedy zdecydujemy się na telefon stacjonarny umieszczony w biurze, siedzibie firmy. Dla przypomnienia: kosztami podatkowymi w działalności gospodarczej są wszelkie poniesione przez podatnika koszty. Oczywiście jeżeli mają one związek z tą działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów działalności gospodarczej. Przy takich uregulowaniach prawnych nie ma wątpliwości, że wydatki pracodawcy poniesione na rozmowy prowadzone przez pracowników używających telefonów firmowych wyłącznie w celach służbowych stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Podobnie ma się rzecz z kosztami doładowań telefonów – zakup karty doładowującej uznawany jest jako koszt. Istotne jest w takim przypadku, aby telefon był zarejestrowany na firmę. W takim przypadku nie ma wątpliwości, że koszty doładowań telefonów są kosztami uzyskania przychodów podatników. Podobnie ma się rzecz z podatkiem VAT podniesionym o jeden punkt procentowy od 01 stycznia 2011 roku – zarówno podatek naliczony przy zakupie telefonu, jak również podatek naliczony przy eksploatacji telefonu podlega odliczeniu na zasadach ogólnych.

W przypadku zakupu – doładowania – do karty telefonicznej wykorzystywanej w prywatnym telefonie komórkowym nie ma możliwości jednoznacznego wykazania, w jakiej części przeprowadzone rozmowy były związane z firmą, a w jakim miały charakter prywatny, tak jak ma to miejsce w przypadku telefonów na abonament. Podstawą rozliczenia wydatków na rozmowy przeprowadzone z telefonu na abonament jest wykaz rozmów telefonicznych – biling. Rozwiązaniem tego problemu może być przekazanie telefonu na potrzeby działalności, co jest możliwe u każdego operatora na naszym rynku. Następnie należy dokupić drugą kartę aktywacyjną i mamy możliwość wykonywania rozmów prywatnych przy użyciu drugiego startera. W takim przypadku wydatki na doładowanie będzie można łatwo zweryfikować i podzielić na prywatne i służbowe, gdyż będą dotyczyć osobno dwóch numerów telefonu – jako dodatkowe potwierdzenia w każdym z opisanych przypadków warto pozostawiać kartę doładowującą wraz z przypiętym do niej paragonem. Można również zdecydować się na zakup drugiego telefonu wyłącznie na potrzeby działalności. Wówczas całość związanych z nim wydatków można będzie zaliczyć do kosztów poniesionych przez firmę.

Oczywiście prowadząc firmę w prywatnym domu czy mieszkaniu, taki przedsiębiorca ma możliwość zaliczania do kosztów podatkowych części wydatków związanych z utrzymaniem takiego mieszkania lub domu. Wśród innych wydatków może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów także wydatki poniesione w związku ze służbowymi rozmowami telefonicznymi wykonanymi z telefonu prywatnego. Istotne jest jednak, by były to tylko koszty tych rozmów, które dotyczyły spraw firmowych. Obowiązuje tu, tak jak i w przypadku innych wydatków, zasada, że kosztem podatkowym są tylko te wydatki, które przyczyniają się lub mogą przyczynić się do uzyskania przychodów z naszej działalności albo też pozwalają nam zabezpieczyć źródło naszych dochodów. Używanie prywatnego telefonu w ramach prowadzonej firmy, należy bardzo starannie rozliczyć związane z tym koszty na te, które dotyczą firmy i są kosztem podatkowym oraz te, które mają charakter prywatny i kosztem podatkowym być nie mogą. Rozmowy przeprowadzone z domowego telefonu powinny być udokumentowane zestawieniem sporządzanym przez operatora – bilingiem z dokładnym wyszczególnienie daty numeru, z którym się łączyliśmy i jak długo trwała dana rozmowa. Dzięki takiemu bilingowi przedsiębiorca jest w stanie ustalić rzeczywisty koszt służbowych rozmów telefonicznych podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Na wydatki podlegające zwrotowi i zakwalifikowaniu ich w ciężar kosztów przedsiębiorca sporządza dowód wewnętrzny. Podstawę jego sporządzenia stanowi faktura dotycząca należności za przeprowadzone rozmowy telefoniczne w danym okresie oraz billing od operatora z zaznaczonymi rozmowami służbowymi.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *